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Distruzione archivi cartacei contenenti dati sensibili

I documenti cartacei e l’archivio di un azienda contengono una miniera di informazioni ed è per questo che da oltre 10 anni la Ecof Italia offre con successo il servizio di distruzione in frammenti direttamente presso la sede del cliente.
La distruzione di archivi cartacei contenenti dati riservati è una attività estremamente delicata e proprio per questo regolamentata da specifiche norme.

Troppo spesso infatti vengono rinvenuti nei comuni cassonetti pubblici o nelle isole ecologiche documenti contenenti dati sensibili, che possono entrare in possesso di persone non autorizzate al loro trattamento, le quali potranno riutilizzarli per scopi diversi da quelli per cui sono stati raccolti.
Infatti, con sempre maggiore frequenza si sente parlare di "furto di indentità" e di privati ed aziende che si ritrovano ad essere destinatari di proposte specifiche e mirate da parte di proponenti sconosciuti, che non si capisce dove possano aver preso le loro informazioni.

Una non corretta distruzione degli archivi riservati contenenti dati sensibili, fatture, progetti, accordi commerciali è in genere la causa di tutto cioÒ. Per questo motivo il titolare di archivi cartacei contenenti dati sensibili e di conseguenza l´azienda o il professionista che li ha erroneamente smaltiti, sono passibili di sanzioni molto pesanti, sia di tipo amministrative che penale .

Distruzione archivi riservati
GRANDE ARCHIVIO CARTACEO

Distruzione archivi riservati
DATI SENSIBILI IN UN CASSONETTO

Distruzione archivi riservati
DISTRUZIONE DOCUMENTI RISERVATI

Le principali norme che regolano la distruzione di dati riservati

Sono essenzialmente tre le norme che regolano il processo di distruzione di dati personali tutelati dalla legge sulla privacy:

il Decreto Legislativo 196/2003 che è entrato in vigore il 1 gennaio 2004, nel quale vengono riportate le regole per la corretta gestione dei dati personali e in cui vengono specificate le modalità per la loro cancellazione o distruzione.

La Norma DIN 66399 che tiene conto della tipologia di supporto su cui sono cornservati i dati personali o riservati, stabilendo la loro classificazione e la conseguente modalità per la loro distruzione.

art. 2050 del Codice Civile che classifica il trattamento dei dati personali come attività pericolosa. Questo articolo assicura il diritto di chiedere un congruo risarcimento di danni qualora gli stessi vengano trattati, pertanto anche distrutti, in maniera difforme dalla normativa.
Sarà poi cura del titolare del trattamento dei dati dimostrare di aver gestito correttamente la fase relativa alla loro distruzione.

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Come viene svolto il servizio di distruzione archivi riservati

Viste le particolari caratteristiche di riservatezza, lo svolgimento del servizio di distruzione di documenti contenenti dati sensibili dovrà essere effettuato da personale qualificato e svolto come da indicazioni riportate nelle norme vigenti.

In merito alle procedure attuate, il servizio viene erogato tramite specifiche fasi operative:

Sopralluogo per la visione dei locali

Il sopralluogo viene svolto per valutare se l´archivio è in un posto o area adeguata per lo svolgimento del servizio, specialmente qualora si debbano distruggere archivi di grandi dimensioni. Questo ci permette di preventivare ogni criticità che si potrebbe incontrare durante lo svolgimento del servizio.
In questa fase verranno stabilite anche le modalità di raccolta, al fine di non arrecare disturbo alla normale attività lavorativa, ed i tempi di realizzazione del lavoro.

Raccolta e distruzione dei documenti presenti in archivio

La fase di raccolta e prelievo dei documenti presenti nell´archivio oggetto della distruzione è una fase molto importante e delicata, da svolgere in maniera precisa e meticolosa, onde evitare la distruzione di documenti sbagliati.
Tutti i documenti prelevati potranno essere distrutti in loco, grazie ai nostri laboratori mobili, oppure presso il nostro centro principale.
In entrambi i casi, l´opera di distruzione potrà essere seguita da un vostro incaricato sia personalmente che da remoto grazie al sistema “real time”presente sui nostri automezzi al fine di verificare l´attività svolta.

Separazione della carta da altro materiale

Durante lo svolgimento del servizio di distruzione si provvederà alla separazione della carta dalla plastica e di tutto il materiale di risulta che dovesse esserci (faldoni in plastica e metallo, contenitori, buste e fermagli, ecc.), al fine di un corretto avvio al recupero di tutti i componenti.

Rilascio dichiarazione di avvenuta distruzione

Tutto il processo di distruzione dei documenti riservati che compongono l´archivio viene documentalmente comprovato da una specifica dichiarazione e da idonea documentazione come previsto dalla normativa vigente.
Infatti, è obbligatorio tracciare tutto il procedimento di distruzione, dal primo prelievo fino alla consegna del materiale di risulta al centro di raccolta autorizzato. Al termine dei lavori verrà rilsciata una copia di tutta la documentazione, inclusa la quarta copia del FIR che attesta l´avvenuto conferimento presso un impianto debitamente autorizzato.

Distruttori utilizzati per la distruzione di archivi cartacei riservati

Il servizio di distruzione di archivi cartacei riservati viene svolta per mezzo di automezzi speciali dotati di distruttore a norma con al seguito un gruppo elettrogeno in modo da poter operare autonomamente.
Tale dotazione ci permette di eseguire la distruzione degli archivi direttamente presso la sede del cliente, anche qualora i documenti siano stoccati in magazzini esterni privi di corrente elettrica. In alternativa, possiamo effettuare la distruzione presso il nostro centro.
Tutte le apparecchiature utilizzate per il servizio di distruzione sono a norma DIN66399.

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